我们常常会遇到这样的情况：收到了一封很重要的电子邮件，除了收信人自己阅览信件之外，可能还需要把文件打印存档或是提交给其他人阅览。OutLook提供了一个非常实用的功能，可以收到电子邮件后自动检测邮件的特殊标记，符合打印条件的话就直接提交到打印机打印，省略了手工打印的繁琐。

首先，设置好OutLook的POP服务器选项，确保其可以正常从电子邮箱中接收邮件。

点击“工具”下拉菜单，选择“规则向导”。在“规则向导”中点击“新建”，选择“邮件到达时检查”。OutLook会询问你：“想要检测何种条件？”选择“做动作标记”，此时可以发现“规则描述”中提示：“邮件到达后运用此规则，做动作标记”，其中“做动作标记”包含蓝色下划线，点击它可以设置需要打印邮件的关键字。

点击“动作”下划线进入“已标记的邮件”设置对话框，可以输入“打印”。在“如何处理该邮件”中勾选中“打印”，随后要添加“例外规则”，也就是说，哪些邮件需要打印，哪些邮件无需打印？我们勾选“除非该主题包含特定词语”，根据实际需要，可以自行编辑，比如说，只要是主题包含“需打印”这样的词语就符合打印条件。

此时OutLook提示：“启用此规则？”默认这一选项已经被勾选中，单击“完成”，此规则即可生效。

如此一来，当别人给我们发邮件时，只需在邮件主题中注明“需打印”，OutLook收到邮件之后马上就会把此邮件送往打印机打印，不论与计算机相连接的是本地打印机还是网络打印机，都一样有效。此项功能在OutLook 2000或是OutLook 2002中均可设置。

小提示：Outlook通过本文所提到的“规则向导”可以创建一系列的规则对邮件进行批处理工作，除了自动将邮件分拣发送到打印机打印之外，还可以进行邮件自动转发、自动回复、自动保存到网络中其他目录，自动按邮件标记分类等等，大家可以自行尝试哦。